У нас всё нормально с базой» — так говорят до первой проверки.
Весной к нам обратился Максим, коммерческий директор средней строительной компании из Екатеринбурга. B2B, отделочные материалы, подрядчики и строительные холдинги. В amoCRM — около 11 400 контактов и 8 200 сделок за три года работы.
Проблема была простая и знакомая: менеджеры звонят «новым» клиентам, а те оказываются старыми. Трубку берут раздражённо. Иногда — кладут.
Последствия шли дальше звонков. Аналитика врала: конверсия по новым лидам выглядела хуже реальной, потому что часть «новых» заявок — это повторные обращения существующих клиентов, просто записанные заново.
Ожидание Максима было сдержанным: «Дублей немного, ну, несколько сотен, наверное».
Реальность оказалась другой.
Что нашли при первом сканировании
Мы взяли наш виджет «Поиск дублей» и запустили первичное сканирование базы. Настройки — стандартные: поиск по номеру телефона и email среди контактов, поиск по названию среди компаний.
Результаты через несколько минут:
| Объект | Найдено групп дублей | Примерное количество лишних записей |
|---|---|---|
| Контакты | 1 763 группы | ~2 190 записей |
| Компании | 587 групп | ~741 запись |
| Сделки | 694 группы | ~903 записи |
| Итого | 3 044 группы | ~3 834 лишних записей |
Одна группа может содержать от 2 до 5 записей, поэтому количество лишних записей всегда выше числа групп.
Максим, когда увидел цифры, замолчал на несколько секунд. Потом сказал: «Это почти треть базы — мусор».
Откуда берутся дубли — разбор конкретных причин
Мы прошлись по нескольким сотням групп вручную, чтобы понять природу дублей. Картина оказалась такой:
1. Разные форматы телефонов. Один и тот же номер записан как +7 (343) 123-45-67, 83431234567 и 343-123-45-67. amoCRM считает их разными контактами — виджет нашёл их как одного человека.
2. Ручной ввод с опечатками. «ООО Стройпроект» и «ООО СтройПроект» — разные компании для CRM, одна и та же для менеджера, который создал её дважды.
3. Интеграции без проверки на дубли. У компании подключены несколько форм с сайта и интеграция с авито. Каждый новый лид создавался автоматически, без проверки — есть ли уже такой контакт в базе. За три года это дало тысячи повторных записей.
4. Смена менеджеров. Когда приходил новый сотрудник, он не знал о существующем контакте и создавал своего. Особенно часто — у крупных подрядчиков, где у компании несколько контактных лиц.
Как проходила очистка
Шаг 1. Настройка воронки методов поиска
Виджет позволяет задать приоритетную последовательность критериев поиска. Мы настроили её так:
- Для контактов: сначала поиск по телефону (основной критерий), затем по email, затем по совпадению имени и компании.
- Для компаний: сначала по ИНН (есть в дополнительных полях), затем по названию с нечётким совпадением.
- Для сделок: по прикреплённому контакту и названию сделки.
Это важный момент: если задать только один критерий, часть дублей не найдётся. Воронка методов позволяет охватить разные сценарии возникновения дублей.
Шаг 2. Ручная проверка выборки
Перед массовым объединением мы прошли около 50 групп вручную. Это заняло примерно 20 минут. В 7 случаях пришлось остановиться: два контакта с одинаковым телефоном оказались разными людьми — отцом и сыном, работающими в одной компании. Ещё несколько групп — однофамильцы с похожими именами. Для таких случаев скорректировали правила поиска и исключили спорные записи из массового объединения. В итоге убедились: виджет корректно объединяет данные, сохраняет все сделки, задачи, примечания и историю коммуникаций.
Важно: виджет не удаляет данные безвозвратно. После объединения в карточке остаётся системное примечание с кнопкой «отменить» — на случай, если что-то пошло не так.
Шаг 3. Массовое объединение
После ручной проверки запустили массовое объединение. Все 3 044 группы обработались примерно за 40 минут. Параллельно настроили права: массовое объединение доступно только руководителю отдела и двум старшим менеджерам — рядовые сотрудники могут только видеть дубли в карточках, но не объединять.
Шаг 4. Включение автоматической проверки
Чтобы дубли не накапливались снова, включили автоматизацию: при создании нового контакта или компании виджет автоматически проверяет базу и, если находит совпадение — объединяет или уведомляет ответственного менеджера (в зависимости от настроек).
Результат через месяц
Максим написал нам сам, через четыре недели после завершения работы:
«Менеджеры перестали получать претензии за повторные звонки. Конверсия из лида в сделку в отчётах выросла на 18% — не потому что стали лучше продавать, а потому что раньше статистику портили дубли. Теперь видно реальную картину.»
Помимо этого:
- Скорость поиска нужного контакта у менеджеров выросла — меньше записей, меньше путаницы.
- Аналитика по источникам лидов стала достоверной: видно, откуда реально приходят клиенты, а не где они дублируются.
- Новые дубли за месяц: 9 штук (против ~130 в месяц раньше). Автоматизация работает.
Что важно знать, если планируете чистку
Не откладывайте. Чем дольше работает база без контроля дублей, тем сложнее чистка. 3 834 дубля за три года — это примерно 107 новых дублей в месяц. Через год их было бы уже 5 118.
Начните с ручной проверки выборки. Перед массовым объединением обязательно проверьте 30–50 групп вручную. Убедитесь, что критерии поиска работают корректно именно для вашей базы.
Включите автоматизацию сразу. Разовая чистка без последующего контроля — полумера. Виджет умеет проверять дубли в момент создания или изменения записи. Это ключевая функция, которая сохраняет базу чистой.
Ограничьте права. Массовое объединение — мощный инструмент. Дайте доступ к нему только тем, кто понимает последствия.
Проверьте свою базу на дубли за 5 минут
Виджет «Поиск дублей» устанавливается в amoCRM за пару кликов. Первые 3 дня — бесплатно.
Запустить бесплатное сканирование
Если у вас нестандартный процесс или нужна помощь с настройкой — пишите в поддержку: support@jhook.ru или в Telegram.
